GUIDA: operazioni fondamentali per il funzionamento della consulta

Ogni giorno la Consulta si trova a dover assolvere a numerosi compiti istituzionali. In queste pagine troverete alcuni chiari esempi su come svolgere le principali attività di Consulta.

Si tratta di una serie di schemi pratici per realizzare:

• La prima riunione

• La convocazione

• L'ordine del giorno

• Il regolamento della consulta

• Le commissioni di lavoro

La prima riunione

La prima riunione della neo eletta Consulta rappresenta un momento di fondamentale importanza per lo sviluppo di tutto il lavoro dell'anno. La procedura che consente l'ottimale svolgimento della riunione può essere sintetizzata in questo modo:

• alla riunione partecipano il consiglio di presidenza uscente o il presidente uscente o chi per lui, anche se non fanno parte della nuova Consulta;
• benvenuto e presentazione della giunta e del presidente uscenti;
• illustrazione dei D.P.R. 301/2005, D.P.R. 567/96, del D.P.R. 156/99, del 105/2001 e del regolamento interno della Consulta;
• illustrazione dei lavori svolti l'anno scolastico precedente;
• illustrazione dei progetti iniziati e non ancora conclusi;
• proposte, se ci sono, della Consulta uscente.

• il presidente della riunione chiede la disponibilità dei presenti a proporre la propria candidatura alla presidenza;
• i candidati si presentano all'assemblea ed espongono il loro programma di lavoro;
• viene nominata una commissione elettorale per le procedure di votazione, come previsto dal regolamento;
• si procede alle votazioni ed allo scrutinio;
• proclamazione degli eletti, si possono avere due ipotesi:
  a. per l'elezione può essere sufficiente la maggioranza relativa dei voti,
  b. se si richiede la maggioranza assoluta (50% + 1), e nessuno la raggiunge, si procede al ballottaggio tra i due candidati più votati.

• elezione degli altri organi (ad es. la giunta, il consiglio di amministrazione, ecc...) che richiedono procedure analoghe;
• composizione delle eventuali commissioni tematiche e/o territoriali.

Nella stessa riunione è possibile procedere con lo stesso metodo alla elezione degli altri organi della Consulta. Qualora le procedure di elezione siano particolarmente lunghe e complesse e si voglia dare tempo ai candidati di preparare il loro programma, si può convocare una nuova riunione.

Le procedure di elezione possono essere le più diverse, tutto dipende dal regolamento e dalla struttura che ogni Consulta si è dati. La cosa importante è seguire sempre procedure ispirate ai criteri della partecipazione democratica.

Potrebbe essere previsto un momento iniziale di formazione e socializzazione, con un incontro da realizzare a breve distanza dalla prima riunione, utile a costruire un clima di collaborazione e di conoscenza reciproca che potrebbe portare all'elezione delle principali cariche con una maggiore conoscenza dei candidati.

La convocazione

Riportiamo ora due esempi di lettera tipo di convocazione per le riunioni della Consulta. La prima lettera è relativa alla convocazione dell'assemblea plenaria. La seconda è relativa alla convocazione dei rappresentanti della Consulta per i lavori delle commissioni (laddove previste).

Esempi:
lettera 1
lettera 2

L'ordine del giorno

E' estremamente importante che per ogni convocazione della Consulta sia preparato ed inviato in anticipo a tutti i membri della Consulta uno specifico ordine del giorno, contenente la lista dei punti che saranno oggetto di discussione nel corso della riunione. Ciò al fine di raccogliere eventuali utili suggerimenti, nonché di evitare di discutere di argomenti non previsti dalla presidenza e meno importanti rispetto alle priorità della Consulta.

Riportiamo di seguito un esempio di ordine del giorno (OdG) per la prima riunione

Il regolamento della consulta

Durante i primi anni, quasi tutte le Consulte si sono dotate di un proprio regolamento per consentire un corretto funzionamento dei lavori e per avere un punto di riferimento utile a risolvere eventuali "conflitti" interni. Molti si sono convinti che un organismo importante e complesso come la CPS necessita di norme scritte, ossia di regole uguali per tutti.

Le innovazioni contenute nei D.P.R. 301/05, D.P.R. 156/99 e nel 105/2001 hanno riguardato anche quest'aspetto:

all'articolo 5, punto 3 del D.P.R. 156/99 c'è scritto che la Consulta deve dotarsi di un proprio regolamento e conseguentemente eleggere un presidente.

La stesura del regolamento è divenuta dunque un obbligo per le CPS; la loro accresciuta importanza, i loro numerosi compiti, nonché la gestione di fondi, ormai lo impongono. Tra i primi compiti delle CPS, se non l'hanno già fatto gli anni scorsi, ci sarà proprio quello di scrivere il regolamento. Chi vorrà potrà anche rivedere i regolamenti già scritti. Ma mentre per una Consulta che non abbia il regolamento è urgente darsene uno prima di iniziare i lavori, una CPS che ce l'ha già può iniziare a lavorare e, parallelamente, avviare la revisione del regolamento attraverso una commissione o un gruppo di lavoro.
Ecco alcuni consigli utili per scrivere o modificare un regolamento:

• Un regolamento è un testo indispensabile: deve prevedere le soluzioni per le situazioni difficili nelle quali ci si può trovare, che quasi sempre sono le più impensabili e inaspettate…;
• Non bisogna scrivere un regolamento lungo o molto complesso, che risulterebbe inutile, occorre regolare invece solo le cose più importanti: in molti casi sarà più che sufficiente utilizzare come esempio le procedure adottate da altri organismi simili oppure cercare delle soluzioni semplici in accordo con tutti gli altri rappresentanti della Consulta;
• Ogni regolamento contiene una parte generale e una più tecnica;
• Nella parte generale solitamente sono riportati i principi su cui si fonda l'organismo, le sue finalità e i compiti che deve svolgere: solitamente questa parte è "rigida", cioè, una volta scritta, non si dovrebbe più modificare e le procedure per farlo dovrebbero essere particolari; ciò per evitare che qualcuno possa facilmente distorcere il senso dell'organismo;
• Nella parte più tecnica si regolano invece le varie procedure e il funzionamento degli elementi che compongono l'organismo (commissioni, presidenza, giunte…): questa parte dovrebbe essere più "flessibile", cioè più facilmente modificabile; a volte alcune soluzioni scelte non sono le migliori ed è meglio poterle modificare facilmente;
• Bisogna porre particolare attenzione: alle procedure di elezione del presidente della CPS, al funzionamento delle commissioni, alla gestione dei fondi e allo svolgimento delle riunioni (convocazione, ordine del giorno, numero minimo di rappresentanti per considerare valida una riunione…).

• La suddivisione territoriale è stata utilizzata soprattutto dalle Consulte delle grandi aree metropolitane, e dalle province al cui interno gli spostamenti sono difficoltosi, in modo da risolvere così il problema del sovraffollamento della Consulta e tentare di rispettare la diversa natura dei problemi a seconda dell'area territoriale.
• La suddivisione per compiti appare la più agile delle soluzioni perché allo stesso tempo snellisce la composizione della Consulta e offre a tutti la possibilità di lavorare su precisi obiettivi.